InfoPath 图文教程 使用指南将InfoPath表单连接到Access数据库

简介

通过使用 Microsoft Office InfoPath，您可以设计连接到 Microsoft office Access 数据库的表单。通过同时使用这两个程序，您可以充分感受到 InfoPath 的数据集合优势以及 Access 的数据存储优势。

InfoPath 的优点包括：用户可以在脱机时填写表单，拥有大量易于设计和填写的控件以及在表单连接到数据库时可自动导入的数据验证（数据验证：测试数据准确性的过程；可应用到控件以指定用户可输入的数据类型和范围的一组规则。）规则。

将 InfoPath 表单连接到 Access 数据库时，您可以选择是否将数据库设置为表单的主数据源（数据源：为 InfoPath 表单定义和存储数据的域和组的集合。表单中的控件绑定到数据源中的域和组。）或辅助数据源。如果希望能够通过在 InfoPath 表单中填写字段来编辑记录并向数据库中添加记录，您应该将数据库设置为表单的主数据源。

本文说明了如何将用于表单的数据库设置为主数据源，方法如下：

• 将表单连接到数据库
• 设计表单版面
• 自定义表单的提交选项
• 填写表单的同时进行数据查询和提交。

安装程序要求

要完成本文中的课程，您的计算机上必须装有 Access 2003 和用于 Access 的罗斯文示例数据库。默认情况下，示例数据库将安装在您计算机的以下位置：C:\Program Files\Microsoft Office\office11\SAMPLES\。

注释  如果在计算机上找不到罗斯文示例数据库，您可能需要安装该数据库。要进行安装，请启动 Access，指向帮助菜单上的示例数据库，然后单击罗斯文示例数据库。

第 1 课：创建表单

本课讲述如何创建新的 InfoPath 表单，以及如何使用数据连接向导将表单连接到 Access 中的罗斯文示例数据库。完成本课后，您的表单将被连接到罗斯文示例数据库中的两个表上，然后您就能够添加、编辑并查询那些表中的记录了。

要将 Access 数据库用作 InfoPath 表单的主数据源，必须以一个新表单开始。您无法修改现有的表单以向主数据源中添加连接。请按照以下步骤创建基于 Access 中示例数据库的新 InfoPath 表单：

1. 在文件菜单上，单击设计表单。
2. 在设计表单任务窗格中，单击根据数据连接新建。
3. 在数据连接向导的第一页上，单击数据库（仅 Microsoft SQL Server 或 Microsoft office Access），然后单击下一步。
4. 在下一向导页上，单击选择数据库。
5. 在选择数据源对话框中，浏览到计算机上的罗斯文示例数据库，然后双击数据库。

   该数据库的默认位置为：驱动器:\Program Files\Microsoft Office\office11\SAMPLES。

6. 在选择表对话框的名称下，单击供应商表，然后单击确定。

通过先选择供应商表，您将供应商表设置为数据连接 （数据连接：InfoPath 表单和外部源之间的连接，例如，数据库、Web 服务、SharePoint 库或 XML 文件都是外部源。数据连接用于查询和提交数据。）的主表。现在您必须将产品表添加到数据连接中。与此同时，这些表将创建一个一对多的关系，这意味着每位供应商可提供多种产品。在 Access 中，通过使用将一个表中的记录与另一个表中的记录相关联的键字段定义此关系。

在此一对多的关系中，一端的表中包含一个主键字段，唯一指定了表中的每个记录。多端的表中包含一个外键字段，该字段与其他表的主键相匹配。主键字段和外键字段常常使用同一名称。在这种情况下，供应商表中包含主键字段供应商 ID，产品表中包含外键字段供应商 ID。

将表单连接到数据库中的多个表上时，InfoPath 要求使用键字段将这些表连接起来。此外，数据连接中的主表必须有一个与您添加的任何其他表相对应的一对多连接或一对一连接。

向您的表单添加主表后，您就可以添加其他表了：

1. 在数据连接向导中，单击添加表。
2. 在添加表或查询对话框的表下，单击产品，然后单击下一步。
3. 在编辑关系对话框中，确保连接域下的两列均被设置为供应商 ID，然后单击完成。

   注释  InfoPath 假定各表中带匹配名称的字段都是键字段。如果您设置的数据连接不属于这种情况，则需要指定键字段。

默认情况下，InfoPath 将连接到表中的所有字段。但是，您可能希望排除某个字段，因为该字段使用了 InfoPath 无法连接到的数据类型 （数据类型：域的属性，定义该域可存储的数据种类。数据类型包括文本、格式文本、整数、小数、真/假、超链接、日期和时间以及图片等。），或者您不想使表中某一特定字段的值起作用。在本课中，您必须排除主页字段，因为它是一种 InfoPath 不支持的超链接数据类型。超链接数据类型与备注数据类型相似，也是一种长数据类型。因此，InfoPath 无法连接到超链接数据类型。

1. 在数据连接向导中，选择显示表列复选框。
2. 清除主页复选框。

在完成数据连接向导之前，必需命名数据连接并验证所创建的连接是否正确建立：

1. 在数据连接向导中，单击下一步。
2. 在向导的下一页上，将数据连接的名称键入输入该数据连接的名称框，然后阅读摘要框中的信息。该框应指定连接类型（检索数据并将其提交到数据库）、数据库的位置、主表的名称（供应商）、表的数量 (2)以及该表单提交已启用。
3. 在您验证摘要框中的信息完全正确后，单击完成。

最后生成的表单应包含查询数据的视图 （视图：表单特定的显示设置，可通过表单模板来保存，并可在填写表单时应用到表单数据中。用户可在视图之间进行切换，以便选择表单中显示的数据量。）按钮、输入新记录的按钮以及两个可向其插入控件的表。

在您继续下一课之前，应保存表单：

1. 在文件菜单中，单击另存为。
2. 如果系统提示您保存或发布文件，单击保存。
3. 在另存为对话框中，浏览到要在其中保存表单的位置。
4. 在文件名框中，键入 供应商和产品。

第 2 课：查看 InfoPath 数据源

在 InfoPath 表单与 Access 数据库之间创建主数据连接时，InfoPath 将基于 Access 数据库的结构创建数据结构。具体地讲，InfoPath 将创建与数据库中的字段和表相匹配的字段和组。例如，InfoPath 将在数据源中创建一个与 Access 中的产品表相对应的产品组。对于产品表中的每个字段，InfoPath 数据源中都有一个与之对应的字段。

注释  由于 InfoPath 先存储数据，然后再将数据提交给 Access，因此您可以将信息输入表单中  即使处于脱机状态，也可以  在您准备好后，将